Se você já pesquisou sobre sistemas para empresas, provavelmente encontrou termos como ERP, CRM e SaaS.
Essas siglas aparecem em apresentações comerciais, propostas de tecnologia e conversas sobre digitalização de negócios.
Mas o que elas realmente significam? E, principalmente, como saber qual delas faz sentido para a sua empresa?
A primeira coisa que você precisa entender é que ERP, CRM e SaaS não representam três soluções concorrentes.
Enquanto ERP e CRM descrevem sistemas voltados a determinadas necessidades do negócio, SaaS está relacionado à forma como um software é disponibilizado.
Vamos entender cada um deles.
O que é ERP?
ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning, que pode ser traduzida como Planejamento de Recursos Empresariais.
Na prática, é um sistema de gestão que ajuda a organizar e integrar diferentes áreas de uma empresa.
Imagine uma distribuidora que precisa acompanhar pedidos, estoque, compras, faturamento e informações financeiras.
Se cada setor utiliza um controle isolado, os funcionários podem precisar repetir registros e conferir informações manualmente.
Um ERP permite reunir diferentes processos em um sistema integrado, facilitando o compartilhamento de informações entre as áreas.
Dependendo das necessidades da empresa, ele pode incluir funcionalidades como:
Controle de estoque e movimentações;
Cadastro de produtos, fornecedores e clientes;
Gestão de pedidos e compras;
Faturamento e informações financeiras;
Relatórios e indicadores de operação.
Isso não significa que todos os ERPs tenham exatamente as mesmas funcionalidades. Existem sistemas mais simples, voltados a pequenas empresas, e plataformas complexas para operações maiores.
Em resumo: o ERP ajuda a organizar a operação e integrar informações importantes para a gestão do negócio.
O que é CRM?
CRM significa Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente.
O termo também pode se referir à estratégia de relacionamento adotada pela empresa, mas, quando falamos de tecnologia, normalmente estamos nos referindo a um sistema que organiza as interações com clientes e potenciais clientes.
Pense em uma empresa que recebe contatos comerciais pelo WhatsApp, e-mail, site e redes sociais.
Sem uma organização adequada, pode ser difícil saber quais pessoas já receberam propostas, quem precisa de retorno e quais negociações estão em andamento.
Um CRM pode ajudar a centralizar essas informações e acompanhar as diferentes etapas do relacionamento comercial.
Entre suas funcionalidades mais comuns estão:
Cadastro e histórico de clientes;
Organização de oportunidades comerciais;
Registro de contatos e negociações;
Acompanhamento de propostas;
Controle de atividades e retornos;
Indicadores de vendas e relacionamento.
Para uma equipe comercial, isso significa mais clareza sobre o andamento das negociações e menos dependência da memória de cada vendedor.
Em resumo: o CRM ajuda a empresa a organizar e acompanhar seu relacionamento com os clientes.
O que é SaaS?
SaaS é a sigla de Software as a Service, ou Software como Serviço.
Diferentemente dos outros dois conceitos, SaaS não define a principal função do sistema, mas um modelo de disponibilização de software.
Nesse modelo, o fornecedor disponibiliza a aplicação como um serviço, geralmente pela internet, assumindo a responsabilidade pela infraestrutura e pela manutenção prevista no contrato.
Em muitos casos, o cliente paga uma assinatura mensal ou anual para utilizar a plataforma.
Pense em uma ferramenta online que sua empresa acessa pelo navegador, com usuário e senha, sem precisar instalar e administrar toda a estrutura necessária para manter o software funcionando.
Esse é um exemplo comum de utilização de SaaS.
Ferramentas de gestão, plataformas de atendimento, sistemas financeiros e até CRMs podem ser oferecidos nesse modelo.
É importante destacar que um ERP ou CRM também pode ser um SaaS.
Ou seja, as siglas não são excludentes.
ERP, CRM e SaaS na prática: um exemplo simples
Imagine uma empresa que vende produtos para outras empresas.
Ela recebe contatos de potenciais clientes, prepara propostas, registra pedidos, acompanha o estoque e organiza o faturamento.
Como essas tecnologias poderiam aparecer na operação?
O CRM ajudaria a equipe comercial a acompanhar os contatos recebidos, as propostas enviadas e o andamento de cada negociação.
O ERP poderia assumir a gestão dos pedidos confirmados, do estoque, das compras e das informações financeiras.
O SaaS poderia ser o modelo pelo qual a empresa acessa um desses sistemas, utilizando uma plataforma disponibilizada por assinatura na internet.
Perceba que os conceitos podem trabalhar juntos, mas cumprem papéis diferentes.
Se o CRM e o ERP estiverem integrados, algumas informações também poderão circular entre eles automaticamente, reduzindo registros duplicados.
Minha empresa precisa de todas essas soluções?
Não necessariamente.
Uma empresa com uma operação pequena pode utilizar um sistema simples que reúne diferentes funcionalidades.
Outra pode precisar de um ERP mais completo, integrado a um CRM específico para a equipe comercial.
Também existem negócios cujos processos não se encaixam adequadamente nas ferramentas disponíveis no mercado.
Nesses casos, pode fazer sentido desenvolver funcionalidades personalizadas, integrar soluções existentes ou construir um sistema sob medida.
O mais importante é não escolher uma tecnologia apenas porque ela é conhecida ou porque outra empresa utiliza.
A ferramenta precisa atender às necessidades de quem vai trabalhar com ela.
Como descobrir o que sua empresa realmente precisa?
Antes de comparar sistemas, vale entender quais atividades fazem parte da operação, quais informações precisam circular entre os setores e quais dificuldades a equipe enfrenta.
É justamente esse cuidado que orienta o trabalho da Velby.
Desenvolvemos sistemas de gestão, plataformas e integrações considerando a maneira como cada empresa funciona.
Dependendo da complexidade do projeto, iniciamos com um processo de descoberta e mapeamento para definir requisitos, prioridades e o escopo da solução.
Você pode conhecer as etapas em nossa página Como trabalhamos.
No fim das contas, entender as siglas é importante. Mas entender o problema que a tecnologia precisa resolver é o que permite fazer uma boa escolha.
Se sua empresa precisa organizar processos ou integrar informações, converse com a Velby. Nossa primeira conversa é gratuita e pode ajudar você a identificar por onde começar.