Quando uma empresa decide investir em tecnologia, uma das primeiras dúvidas costuma ser: é melhor contratar um sistema que já existe no mercado ou desenvolver uma solução personalizada?
A resposta depende de como o negócio funciona, das funcionalidades necessárias e do investimento disponível.
Existem excelentes sistemas prontos capazes de atender diferentes tipos de empresa. Ao mesmo tempo, há operações com particularidades que tornam difícil trabalhar com ferramentas padronizadas.
Por isso, antes de escolher, é importante entender as diferenças entre essas alternativas.
O que é um sistema pronto?
Um sistema pronto é um software desenvolvido para atender diferentes empresas que compartilham necessidades semelhantes.
Pode ser um sistema financeiro, uma plataforma de atendimento, um ERP, um CRM ou uma ferramenta de gestão específica para determinado segmento.
Normalmente, o produto já está desenvolvido e pode ser utilizado após a contratação, configuração e, quando necessário, implantação.
Quais são as vantagens?
A principal vantagem costuma ser a rapidez para começar a utilizar a ferramenta.
Como o sistema já existe, a empresa não precisa financiar todo o seu desenvolvimento.
Outros benefícios podem incluir:
Investimento inicial mais acessível;
Funcionalidades já testadas em diferentes operações;
Atualizações e suporte oferecidos pelo fornecedor;
Implantação mais simples em processos padronizados.
Para muitas empresas, essa é uma escolha eficiente e suficiente.
E quais são as limitações?
O principal desafio aparece quando o processo da empresa não se encaixa no funcionamento da ferramenta.
Imagine uma operação que precisa seguir determinadas regras de aprovação, calcular valores de maneira específica ou conectar vários setores em uma sequência própria de trabalho.
Se o sistema não permite essas adaptações, a empresa pode acabar utilizando controles paralelos para executar o que ficou de fora.
Nessa situação, parte do trabalho continua manual, mesmo depois da contratação do software.
O que é um software sob medida?
Um software sob medida é desenvolvido para atender às necessidades específicas de uma empresa ou operação.
Em vez de começar com uma lista fixa de funcionalidades, o projeto considera os processos existentes, as regras do negócio e os resultados esperados.
Isso permite desenvolver recursos que façam sentido para aquela realidade.
Por exemplo, uma empresa que presta serviços técnicos pode precisar de um sistema que conecte o recebimento de solicitações, o agendamento das equipes, a execução dos serviços e o faturamento.
Se o funcionamento dessa operação for muito particular, uma solução personalizada pode atender melhor do que diferentes ferramentas desconectadas.
Quais são as vantagens?
O principal diferencial está na possibilidade de construir o sistema considerando os processos do negócio.
Entre os benefícios possíveis estão:
Funcionalidades alinhadas à operação;
Desenvolvimento de regras específicas;
Integração com ferramentas já utilizadas;
Evolução planejada conforme surgem novas necessidades;
Maior controle sobre o escopo e as prioridades do projeto.
Mas isso não significa que todo software sob medida será automaticamente melhor.
O resultado depende de um levantamento adequado dos requisitos, da qualidade do desenvolvimento e do envolvimento da empresa durante o projeto.
Quais são os pontos de atenção?
Desenvolver uma solução personalizada exige planejamento, investimento e participação das pessoas que conhecem a operação.
Também é necessário considerar manutenção, segurança, infraestrutura e futuras atualizações.
Outro cuidado importante é definir contratualmente questões como propriedade do código, acesso aos dados, suporte e responsabilidades após a implantação.
São aspectos que precisam fazer parte da análise desde o início.
Qual opção custa menos?
É comum que um sistema pronto tenha um custo inicial menor, enquanto o desenvolvimento sob medida exija um investimento maior para começar.
Mas comparar apenas o preço de contratação pode levar a uma conclusão incompleta.
Imagine uma empresa que paga mensalmente por um sistema pronto, mas também precisa contratar integrações, realizar adaptações e manter planilhas para atividades que a ferramenta não atende.
Por outro lado, uma solução personalizada também terá custos de desenvolvimento, hospedagem, manutenção e evolução.
Para comparar corretamente, é importante considerar o custo total de cada alternativa ao longo do período em que o sistema será utilizado.
Isso inclui mensalidades, implantação, treinamento, integrações, suporte, manutenção e eventuais migrações.
O melhor investimento não é necessariamente o mais barato no início, mas aquele que atende à necessidade da empresa com um custo justificável.
Existe uma terceira alternativa: integrar sistemas
Nem sempre é necessário escolher entre manter tudo como está ou desenvolver uma plataforma completamente nova.
Em alguns casos, a melhor solução é aproveitar as ferramentas que já funcionam e conectá-las.
Pense em uma loja virtual que possui uma plataforma de vendas adequada, mas precisa transferir pedidos manualmente para seu ERP.
Talvez não seja necessário substituir a loja ou o sistema de gestão.
Uma integração pode permitir que pedidos, informações de produtos e atualizações de estoque sejam compartilhados entre as ferramentas, conforme as possibilidades técnicas de cada plataforma.
Essa alternativa pode preservar investimentos já realizados e resolver uma dificuldade específica da operação.
Na Velby, trabalhamos também com integrações e implementações de soluções existentes, além do desenvolvimento de sistemas personalizados.
Como saber o que escolher?
Antes de tomar a decisão, considere cinco perguntas:
1. O processo é comum no mercado ou possui muitas particularidades?
Atividades padronizadas costumam encontrar boas soluções prontas. Processos muito específicos podem exigir mais flexibilidade.
2. O sistema atual resolve a maior parte da necessidade?
Se a resposta for sim, vale investigar a possibilidade de ajustes e integrações antes de substituí-lo.
3. Quais são os custos de cada alternativa?
Considere não apenas a contratação, mas também implantação, treinamento, manutenção e evolução.
4. A operação deve mudar significativamente nos próximos anos?
É importante avaliar se a solução conseguirá acompanhar novas demandas e se existem limitações relevantes para o crescimento planejado.
5. O que realmente precisa ser desenvolvido?
Nem sempre o problema exige um sistema completo. Às vezes, uma funcionalidade específica ou a integração entre plataformas já representa um avanço importante.
Por que entender os processos antes de desenvolver?
Imagine solicitar o orçamento de uma construção sem definir quantos ambientes ela terá, quais instalações serão necessárias e como o espaço será utilizado.
Com software acontece algo semelhante.
Quando os requisitos não estão claros, fica mais difícil estimar prazo, investimento e complexidade.
Por isso, na Velby, projetos mais complexos podem começar com o Discovery, uma etapa de mapeamento que ajuda a compreender os processos da empresa e transformar as necessidades identificadas em requisitos para o sistema.
A partir desse trabalho, é possível definir um escopo mais claro, organizar prioridades e planejar o desenvolvimento.
Conheça em detalhes como funciona o nosso processo de trabalho.
A melhor tecnologia é aquela que resolve o problema certo
Não existe uma resposta única para todas as empresas.
Um sistema pronto pode ser a decisão mais eficiente para determinado negócio, enquanto outro precisa de funcionalidades que só um desenvolvimento personalizado consegue atender adequadamente.
E, em muitos casos, integrar as ferramentas existentes é o caminho mais interessante.
O importante é começar pela necessidade da empresa, e não pela tecnologia.
Se você está avaliando um novo sistema, pretende substituir uma ferramenta ou precisa integrar diferentes plataformas, agende uma conversa inicial com a Velby.
Vamos entender como sua operação funciona e avaliar quais caminhos fazem sentido para o seu negócio.