Imagine uma loja virtual que recebe dezenas de pedidos por dia.
Cada venda aparece na plataforma de e-commerce, mas alguém precisa transferir as informações para o sistema de gestão. Depois, o estoque precisa ser atualizado e o financeiro deve conferir os dados para acompanhar os pagamentos.
A empresa já utiliza tecnologia em diferentes etapas. Mesmo assim, parte do trabalho continua sendo feita manualmente.
Por quê?
Porque os sistemas utilizados não estão conectados.
Esse é um exemplo de como uma empresa pode ter boas ferramentas e, ainda assim, enfrentar dificuldades para organizar sua operação.
É nesse cenário que entra a integração de sistemas.
O que é integração de sistemas?
Integração de sistemas é a conexão entre diferentes softwares para permitir que eles compartilhem informações e executem atividades de maneira coordenada.
Em vez de uma pessoa precisar copiar os mesmos dados de uma plataforma para outra, as ferramentas podem trocar informações automaticamente, conforme as regras estabelecidas.
Pense em uma loja virtual conectada ao ERP da empresa.
Quando um cliente realiza uma compra, os dados do pedido podem ser enviados ao sistema de gestão. O ERP registra a operação e, dependendo da integração, informações sobre estoque, faturamento ou andamento do pedido podem ser compartilhadas com outras ferramentas.
O processo passa a depender menos de lançamentos manuais.
Por que as empresas acabam utilizando sistemas separados?
Isso acontece por diferentes motivos.
Muitas vezes, as ferramentas são contratadas conforme novas necessidades aparecem.
A empresa começa com um sistema financeiro. Depois, adota um CRM para organizar as vendas. Mais tarde, cria uma loja virtual e implementa uma ferramenta de atendimento.
Cada solução foi escolhida para resolver um problema específico.
O desafio aparece quando as informações precisam circular entre elas.
Se não houver integração, os funcionários podem precisar realizar conferências e registros repetidos para manter tudo atualizado.
E, quanto maior a operação, mais difícil fica sustentar esse processo.
Como funciona a integração na prática?
Vamos considerar três situações.
1. Loja virtual e sistema de gestão
Uma empresa vende produtos em seu próprio site.
Sem integração, cada pedido pode precisar ser registrado manualmente no ERP. A equipe também precisa acompanhar o estoque nas diferentes plataformas para evitar divergências.
Com uma integração adequada, é possível automatizar a transferência dos dados dos pedidos e a atualização de determinadas informações.
O resultado é uma operação com menos necessidade de digitação repetida e maior possibilidade de manter os dados sincronizados.
2. CRM e ERP
O time comercial utiliza um CRM para organizar propostas e negociações.
Quando uma venda é confirmada, o financeiro precisa das informações para dar continuidade ao processo.
Se os sistemas estiverem integrados, os dados relevantes podem ser transferidos entre as plataformas, evitando que todo o cadastro precise ser feito novamente.
Isso também facilita a passagem de informações entre comercial e financeiro.
3. Sistema de gestão e plataforma de indicadores
Imagine uma empresa que precisa acompanhar vendas, resultados financeiros e produtividade em um painel.
Se as informações estiverem distribuídas em diferentes softwares, pode ser necessário reuni-las manualmente para elaborar os relatórios.
Uma integração pode permitir que esses dados sejam coletados e organizados para alimentar ferramentas de análise e Business Intelligence (BI).
Assim, os indicadores podem ser atualizados com maior frequência e apoiar as decisões da gestão.
O que é uma API e qual sua relação com as integrações?
Ao pesquisar sobre integração de sistemas, você provavelmente encontrará o termo API.
API é a sigla de Application Programming Interface, ou Interface de Programação de Aplicações.
O nome parece complicado, mas o conceito é simples.
Uma API oferece uma maneira estruturada de um software solicitar informações ou executar determinadas operações em outro.
Imagine que um sistema precisa consultar a disponibilidade de um produto em uma plataforma de estoque.
Em vez de uma pessoa acessar a plataforma e procurar a informação, o software pode realizar essa consulta por meio de uma API, desde que a ferramenta ofereça essa possibilidade e o acesso esteja autorizado.
A API funciona como um meio de comunicação entre as aplicações, seguindo regras definidas.
É importante lembrar que nem todos os sistemas possuem as mesmas possibilidades de integração.
Por isso, antes de desenvolver uma conexão, é necessário avaliar os recursos disponíveis, as regras de acesso, a segurança e como as informações serão atualizadas.
Preciso trocar meus sistemas para integrar tudo?
Não necessariamente.
Essa é uma das principais vantagens de avaliar integrações antes de substituir ferramentas que já funcionam bem.
Uma empresa pode estar satisfeita com seu ERP e com sua plataforma de vendas, mas enfrentar dificuldades justamente na comunicação entre eles.
Nesse caso, desenvolver uma integração pode ser mais adequado do que contratar um sistema completamente novo.
Por outro lado, existem situações em que uma ferramenta apresenta limitações técnicas que impedem determinadas conexões.
Por isso, a viabilidade precisa ser analisada individualmente.
O que considerar antes de integrar sistemas?
O primeiro passo é identificar quais informações precisam circular entre as ferramentas.
Depois, algumas perguntas ajudam a definir a solução:
Quais sistemas precisam compartilhar dados?
Quais informações devem ser transferidas?
A atualização precisa acontecer imediatamente ou pode ocorrer em intervalos?
O que deve acontecer quando uma informação estiver incorreta ou a comunicação falhar?
Quem poderá acessar esses dados?
Essas decisões fazem parte do planejamento da integração.
Também é importante prever mecanismos para identificar falhas, evitar duplicidades e proteger as informações compartilhadas.
Afinal, conectar sistemas não significa apenas transferir dados. É preciso garantir que a comunicação funcione de maneira confiável.
Sistemas integrados, operação mais organizada
Na Velby, trabalhamos com desenvolvimento de sistemas e integrações para conectar diferentes ferramentas utilizadas pelas empresas.
Isso inclui necessidades relacionadas a sistemas de gestão e operações de e-commerce, como a comunicação entre lojas virtuais, ERP e outros recursos do negócio.
Nosso trabalho começa entendendo quais informações precisam circular e qual problema essa conexão deve resolver.
Porque, em muitos casos, a empresa não precisa de mais um sistema. Precisa fazer os sistemas que já utiliza trabalharem melhor juntos.
Se sua equipe ainda precisa copiar informações entre plataformas, converse com a Velby para avaliarmos as possibilidades de integração da sua operação.